Od lat podkreśla się, że dla rozwoju organizacji bardzo ważne jest dobrze zaplanowane i przemyślane zarządzanie. Dotyczy to zarówno zarządzania zasobami ludzkimi, jak i wszystkimi produktami, dokumentami i procesami, jakie zachodzą w firmie.
Z pomocą w odpowiedniej organizacji pracy przychodzą nowoczesne rozwiązania technologiczne, które pozwolą zoptymalizować i uporządkować wszystko, co odbywa się w firmie. Ponieważ dobre zarządzanie jest ważne w każdej firmie, bez względu na wielkość, czy branżę, oprogramowanie ułatwiające planowanie zasobów zawsze jest dobrą inwestycją. Na systemy ERP, bo o nich właśnie mowa, decyduje się coraz więcej przedsiębiorstw. Stanowi to doskonały dowód na to, że są skuteczne, a firma czerpie pewne korzyści z użytkowania takich rozwiązań. Zastanówmy się w takim razie, co się z nimi wiąże i jak się przygotować do wdrożenia takiego rozwiązania.
Czym jest system ERP?
W największym skrócie można powiedzieć, że program ERP jest specjalistycznym oprogramowaniem, które służy do zarządzania wszystkimi zasobami firmy. Cechą charakterystyczną dobrych systemów ERP jest praca na podstawie jednej wspólnej bazy danych. Takie założenie pozwala efektywnie gromadzić i przetwarzać dane, jakie wiążą się z procesami zachodzącymi w firmie. , automatyzować je oraz usprawniać przepływ pracy.
Pracownicy wszystkich działów mają w trybie rzeczywistym dostęp do wprowadzonych zmian i danych z innych komórek firmy. Taki system pozwala rewelacyjnie usprawnić komunikację i przepływ informacji, a przy tym każdy z pracowników może mieć inne uprawnienia. Ponieważ systemy ERP pozwalają na generowanie raportów, i zestawień, łatwiej analizować dane i zaplanować działania na przyszłość.
Co przed wdrożeniem?
Systemy ERP sprawdzają się i są potrzebne w każdej firmie, bez względu na jej wielkość czy branżę, w której działa. Nawet ci przedsiębiorcy, którzy początkowo mają obiekcje w związku z tym, czy jest im potrzebny, bardzo szybko doceniają zalety, a ich praca jest lepiej zorganizowana. Najważniejsze, by program ERP był maksymalnie dopasowany do potrzeb firmy. Dlatego też, zanim zostanie wdrożony, trzeba się do tego odpowiednio przygotować.
Przede wszystkim należy zidentyfikować potrzeby. System ERP pozwala zarządzać wszystkimi zasobami, ale zasoby te w zależności od firmy mogą być inne. Trudno na przykład porównywać potrzeby biura rachunkowego z potrzebami firmy logistycznej. Dużą zaletą dobrego systemu ERP jest dopasowanie do indywidualnych potrzeb klienta i modułowa struktura – dzięki niej wybieramy tylko te moduły, których potrzebujemy. Nie musimy się też obawiać o to, że gdy za jakiś czas profil działalności się zmieni lub będzie potrzebne coś jeszcze, system ERP przestanie być funkcjonalny. W dowolnym momencie można do wdrożonego oprogramowania dodać kolejne funkcjonalności.
W definiowanie potrzeb warto zaangażować przedstawicieli wszystkich działów firmy, aby rozwiązanie informatyczne było w jak najwyższym stopniu wygodne i przydatne. Ponadto przed podjęciem ostatecznej decyzji warto przetestować taki program, zweryfikować, czy interfejs jest dla nas przyjazny i użytkowanie będzie komfortowe.