Obecnie zaobserwować można wzrost znaczenia digitalizacji w przedsiębiorstwach. Firmy kładą coraz większy nacisk na ten obszar, ponieważ w dłuższej perspektywie przynosi to im wiele korzyści. Od czego jednak zacząć, kiedy chcemy zwiększyć cyfryzację w naszym przedsiębiorstwie? Świetnym pomysłem będzie wdrożenie systemu o nazwie “Elektroniczny Obieg Dokumentów” , który z pewnością zwiększy efektywność pracy oraz wprowadzi firmę na nowy poziom zarządzania.
Jak działa Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Poprzez system tworzy się elektroniczne wersje dokumentów, którymi można potem zarządzać w ramach całej firmy. Pozwala on na przypisywanie do nich zadań konkretnym pracownikom lub grupom, np. zaakceptowanie faktury, modyfikacja treści pliku. Elektroniczny Obieg Dokumentów dba w ten sposób o poufność dokumentacji przedsiębiorstwa – oferowane na rynku systemy zapewniają najwyższe standardy bezpieczeństwa w tym zakresie. To, jak i wiele innych przydatnych funkcji oferuje firma Infinite, która stworzyła jedno z najpopularniejszych narzędzi EOD o nazwie “Infinite Workflow”. Wdrożenie go u siebie to mnóstwo korzyści, które zaprocentują w dłuższej perspektywie. Jakie? W następnym akapicie znajdziesz kilka przykładów.
Jakie możliwości daje Elektroniczny Obieg Dokumentów?
Wdrożenie systemu we własnym przedsiębiorstwie pozwala na usprawnienie wielu procesów. Wynika to przede wszystkim z efektywniejszego przepływu dokumentów w firmie. To z kolei pozwala m.in. na skrócenie czasu koniecznego na procesy finansowe – w końcu wystarczy umieścić fakturę w EOD i przypisać do odpowiedniej osoby. Nie musimy poświęcać dodatkowego czasu na udanie się na pocztę, wysyłkę dokumentu oraz oczekiwanie na moment, kiedy dotrze on do adresata, który go zatwierdzi, a następnie odeśle do nas. Zamiast co najmniej kilku dni taki proces będzie zajmował teraz do kilku godzin. Narzędzie takie jak Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala także na większą kontrolę nad całą dokumentacją przedsiębiorstwa.
Opracowany mechanizm dba o to, żeby nie umknął Ci żaden termin wystawienia faktury czy realizacji zamówień i dostaw. EOD to również większy nadzór nad pracownikami i podejmowanymi przez nich decyzjami – w systemie od razu widać kto i kiedy wykonał dane zadanie. Wszystko to sprowadza się do znacznego polepszenia się jakości pracy podwładnych, a i w efekcie – oferowanych usług. Workflow od Infinite zadbał także o usprawnienie zarządzania zespołem przez przełożonych. W systemie mamy dostęp do informacji o zasobach ludzkich i ich wynagrodzeniach, dzięki czemu łatwiej będzie panować także nad tym aspektem. Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów to także duży komfort w czasie pandemii, odkąd wiele firm przeszło na model pracy zdalnej lub hybrydowej. Nie trzeba być już fizycznie w siedzibie, żeby zająć się dokumentacją – dostęp do narzędzia dostępny jest praktycznie z każdego miejsca.
Postępująca cyfryzacja wielu branż sprawia, że wiele firm decyduje się na wzmocnienie znaczenia digitalizacji także we własnych szeregach. Jest to z pewnością duży krok dla wielu z nich, niemniej jednak jego słuszność potwierdzają ci, którzy zdecydowali się na to już jakiś czas temu. Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest często pierwszą i najważniejszą rekomendacją tej przemiany, dlatego jeśli taki zabieg jeszcze przed Tobą – warto rozważyć rozpoczęcie digitalizacji firmy właśnie od implementacji EOD.