Faktury elektroniczne – EDI, PEF, KSeF

Faktury elektroniczne są powszechnie stosowane w obrocie gospodarczym, coraz częściej wystawiane w ramach zamówień publicznych i pożądane przez fiskus.

Faktury elektroniczne – zasady wystawiania

Faktury elektroniczne to faktury wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym. Wyboru formatu dokonuje podatnik. W praktyce będzie to zatem plik PDF, JPG, czy ustrukturyzowany komunikat XML. Wystawiając fakturę elektroniczną należy zawrzeć w niej elementy takie, jak w fakturze w wersji tradycyjnej. Efaktura została bowiem w polskim porządku prawnym zrównana z fakturą papierową.

Faktura online powinna zawierać zatem w szczególności określenie:

• daty wystawienia,
• numeru dokumentu, który jednoznacznie go zidentyfikuje,
• podatnika oraz nabywcy towarów lub usług, w tym wskazanie numerów NIP lub PESEL,
• nazwy towaru lub usługi,
• ceny jednostkowej,
• stawki i kwoty podatku,
• kwoty należności ogółem.

Podatnik zobowiązany jest także określić sposób zapewnienia efakturze:

• autentyczności pochodzenia,
• integralności treści,
• czytelności.

Autentyczność, integralność treści i czytelność faktury elektronicznej a EDI

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić poprzez dowolne kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W odniesieniu do faktur elektronicznych poza wykorzystaniem kontroli biznesowych zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności możliwe jest w razie wykorzystania:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
• elektronicznej wymiany danych tzw. EDI.

EDI to wymiana danych pomiędzy systemami informatycznymi, z pominięciem czynnika ludzkiego, która odbywa się w formatach przyjętych w międzynarodowych standardach. Celem elektronicznej wymiany danych jest przyspieszenie przepływu dokumentów, zwiększenie dokładności i minimalizowanie błędów. Efektywne wdrożenie systemu możliwe jest dzięki operatorom EDI, do których należy m.in. firma Edison (https://www.edison.pl/).

Efaktura w zamówieniach publicznych a PEF

18 kwietnia 2018 roku weszły w życie przepisy, które wprowadziły obowiązek odbierania przez zamawiającego ustrukturyzowanych faktur elektronicznych od wykonawcy w zamówieniach publicznych. Wymiana odbywać ma się za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania tzw. PEF.

Faktura online w zamówieniach publicznych powinna zawierać takie same elementy co faktura tradycyjna, czy faktura elektroniczna stosowana w normalnym obrocie. Dodatkowo powinna ona jednak:

• wskazywać umowę zamówienia publicznego,
• zawierać informacje o odbiorcy płatności.

Ponadto mogą zostać w niej umieszczone dodatkowe informacje, jeśli jest to konieczne z uwagi na specyfikę zamówienia.

PEF jest narzędziem, które ma usprawnić obsługę faktur online w zamówieniach publicznych. Korzystanie z platformy jest bezpłatne. Co istotne, podmiot zamawiający w zamówieniach publicznych zobowiązany jest posiadać konto w PEF, a wykonawca może wysłać fakturę elektroniczną za pośrednictwem własnego konta lub upoważnić do tego inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

W oparciu o umowy zawarte z Ministerstwem Rozwoju, Pracy i Technologii usługi PEF świadczone są przez dwóch Brokerów.

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne a KSeF

Zgodnie z planowanymi zmianami w ustawie o podatku od towarów i usług podatnicy będą mogli wystawiać ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Efaktura ustrukturyzowana będzie wystawiana i otrzymywana za pośrednictwem Krajowego Systemu Faktur. W pierwszej fazie, korzystanie z takiej formy faktury online będzie dobrowolne, z czasem zaś – od 2023 roku –obligatoryjne.