Faktury elektroniczne – EDI, PEF, KSeF

Faktury elektroniczne są powszechnie stosowane w obrocie gospodarczym, coraz częściej wystawiane w ramach zamówień publicznych i pożądane przez fiskus.

Faktury elektroniczne – zasady wystawiania

Faktury elektroniczne to faktury wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym. Wyboru formatu dokonuje podatnik. W praktyce będzie to zatem plik PDF, JPG, czy ustrukturyzowany komunikat XML. Wystawiając fakturę elektroniczną należy zawrzeć w niej elementy takie, jak w fakturze w wersji tradycyjnej. Efaktura została bowiem w polskim porządku prawnym zrównana z fakturą papierową.

Faktura online powinna zawierać zatem w szczególności określenie:

  • daty wystawienia,
  • numeru dokumentu, który jednoznacznie go zidentyfikuje,
  • podatnika oraz nabywcy towarów lub usług, w tym wskazanie numerów NIP lub PESEL,
  • nazwy towaru lub usługi,
  • ceny jednostkowej,
  • stawki i kwoty podatku,
  • kwoty należności ogółem.

Podatnik zobowiązany jest także określić sposób zapewnienia efakturze:

  • autentyczności pochodzenia,
  • integralności treści,
  • czytelności.

Autentyczność, integralność treści i czytelność faktury elektronicznej a EDI

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić poprzez dowolne kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W odniesieniu do faktur elektronicznych poza wykorzystaniem kontroli biznesowych zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności możliwe jest w razie wykorzystania:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  • elektronicznej wymiany danych tzw. EDI.

EDI to wymiana danych pomiędzy systemami informatycznymi, z pominięciem czynnika ludzkiego, która odbywa się w formatach przyjętych w międzynarodowych standardach. Celem elektronicznej wymiany danych jest przyspieszenie przepływu dokumentów, zwiększenie dokładności i minimalizowanie błędów. Efektywne wdrożenie systemu możliwe jest dzięki operatorom EDI, do których należy m.in. firma Edison (https://www.edison.pl/).

Efaktura w zamówieniach publicznych a PEF

18 kwietnia 2018 roku weszły w życie przepisy, które wprowadziły obowiązek odbierania przez zamawiającego ustrukturyzowanych faktur elektronicznych od wykonawcy w zamówieniach publicznych. Wymiana odbywać ma się za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania tzw. PEF.

Faktura online w zamówieniach publicznych powinna zawierać takie same elementy co faktura tradycyjna, czy faktura elektroniczna stosowana w normalnym obrocie. Dodatkowo powinna ona jednak:

  • wskazywać umowę zamówienia publicznego,
  • zawierać informacje o odbiorcy płatności.

Ponadto mogą zostać w niej umieszczone dodatkowe informacje, jeśli jest to konieczne z uwagi na specyfikę zamówienia.

PEF jest narzędziem, które ma usprawnić obsługę faktur online w zamówieniach publicznych. Korzystanie z platformy jest bezpłatne. Co istotne, podmiot zamawiający w zamówieniach publicznych zobowiązany jest posiadać konto w PEF, a wykonawca może wysłać fakturę elektroniczną za pośrednictwem własnego konta lub upoważnić do tego inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

W oparciu o umowy zawarte z Ministerstwem Rozwoju, Pracy i Technologii usługi PEF świadczone są przez dwóch Brokerów.

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne a KSeF

Zgodnie z planowanymi zmianami w ustawie o podatku od towarów i usług podatnicy będą mogli wystawiać ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Efaktura ustrukturyzowana będzie wystawiana i otrzymywana za pośrednictwem Krajowego Systemu Faktur. W pierwszej fazie, korzystanie z takiej formy faktury online będzie dobrowolne, z czasem zaś – od 2023 roku –obligatoryjne.

Faktury elektroniczne – EDI, PEF, KSeF
Rate this post

2 thoughts on “Faktury elektroniczne – EDI, PEF, KSeF

  1. Zastanawiam sie obecnie nad wprowadzeniem do firmy takiego programu. Jednak interesuje mnie tutaj stopień skomplikowania jego obsługi. Czy ktos moze napisać czy jest to bardzo trudne? Czy poradzę sobie samodzielnie w firmie?

  2. Zaproponowałam w firmie, żebyśmy powoli odchodzili od faktur papierowych i wprowadzili tez elektroniczne, wysyłane na maila.. Do dużych towarów typu lyzki lub gasienice wysylalismy pocztą a i tak ginęły. Klienci prosili o kopie na maila, lekki dramat. I teraz moje pytanie: w jakiej formie zapytać klienta Allegro o to czy godzi się na otrzymanie fv mailem? Bo w sklepie ogarniemy. Nie korzystamy z zintegrowanego programu do obslugi Allegro, sklepu, dzialu Handlowego, kazdy dziala oddzielnie i chcialabym to zrobic tqk, zeby dzialalo sprawniej. Fv mozemy wysylac bezposrednio z subiekta, jesli mamy wpisanego maila do klienta. Ale co z tymi z Allegro? Help, bo zielona jestem.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *