Od momentu zapowiedzi wprowadzenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zarówno przedsiębiorcy, jak i dostawcy systemów ERP stoją przed koniecznością dostosowania się do nowych regulacji. To nie tylko technologiczna zmiana, ale przede wszystkim reorganizacja procesów księgowych i finansowych. Jakie kroki muszą podjąć dostawcy systemów ERP, aby pomóc swoim klientom w bezproblemowym przejściu na nowy system fakturowania?
Obowiązkowy KSeF – rewolucja, której nie można zignorować
Wdrożenie KSeF oznacza, że wszystkie faktury będą przesyłane i przechowywane w centralnym rejestrze Ministerstwa Finansów. Tym samym zniknie możliwość wystawiania faktur w dotychczasowej formie papierowej czy PDF. Dla firm to fundamentalna zmiana, która wymaga pełnej zgodności systemów ERP z nowymi regulacjami.
Dostawcy oprogramowania dla przedsiębiorstw muszą zapewnić nie tylko techniczne dostosowanie swoich systemów, ale również wsparcie edukacyjne i proceduralne. W praktyce oznacza to, że ich klienci będą oczekiwać kompleksowej obsługi – od wdrożenia nowych funkcji, przez szkolenia, aż po wsparcie w przypadku problemów operacyjnych.
Wyzwania, przed którymi stoją dostawcy ERP
1. Uproszczenie procesu integracji
Jednym z największych wyzwań dla dostawców ERP jest integracja systemów firmowych z KSeF. Każdy przedsiębiorca korzysta z różnych narzędzi – systemy ERP, CRM, narzędzia do zarządzania magazynem, e-commerce czy kadrowo-płacowe. Aby wdrożenie przebiegło sprawnie, konieczne jest opracowanie modułów integracyjnych, które zapewnią bezproblemowy przepływ danych między systemami.
2. Stabilność i bezpieczeństwo przesyłania faktur
Przesyłanie faktur do centralnej bazy Ministerstwa Finansów wymaga stabilnych i bezpiecznych połączeń. Systemy ERP muszą uwzględniać mechanizmy monitorowania poprawności przesyłanych dokumentów, a także dostarczać użytkownikom narzędzia do sprawdzania ich statusu.
3. Dostosowanie do różnych procesów biznesowych
Nie każda firma działa w taki sam sposób. Niektóre przedsiębiorstwa generują faktury cyklicznie, inne wystawiają je w momencie realizacji transakcji. Systemy ERP muszą uwzględnić różnorodność procedur i zapewnić elastyczność w obsłudze dokumentów księgowych, np. możliwość automatycznego wystawiania faktur na podstawie umów długoterminowych.
4. Automatyzacja i usprawnienie workflow
Aby uniknąć ręcznego zarządzania fakturami, kluczowe jest wdrożenie funkcji automatycznego generowania, wysyłania i archiwizowania dokumentów. Rozwiązania ERP powinny także umożliwiać automatyczne korygowanie błędów i ponowne przesyłanie odrzuconych faktur bez konieczności ręcznej interwencji.
5. Edukacja użytkowników
Nawet najlepiej wdrożony system nie będzie skuteczny, jeśli użytkownicy nie będą potrafili z niego korzystać. Oprócz wdrożenia technicznego, dostawcy ERP muszą zapewnić swoim klientom szkolenia oraz materiały edukacyjne wyjaśniające, jak korzystać z nowych funkcji związanych z KSeF.
Korzyści z wdrożenia KSeF dla firm
Mimo że proces adaptacji do nowych wymagań może wydawać się skomplikowany, dostosowanie się do KSeF przynosi firmom szereg korzyści:
- Eliminacja błędów w fakturach – automatyzacja procesu fakturowania ogranicza ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
- Szybszy obieg dokumentów – faktury nie będą już zalegać w skrzynkach mailowych czy czekać na ręczne wprowadzenie do systemów księgowych.
- Łatwiejsza kontrola i audyt – przedsiębiorstwa uzyskają dostęp do pełnej historii wystawionych i otrzymanych faktur w jednym miejscu.
- Zmniejszenie kosztów operacyjnych – brak konieczności drukowania, wysyłania i przechowywania papierowych dokumentów to oszczędność zarówno pieniędzy, jak i czasu.
Czy firmy są gotowe na KSeF?
Mimo że KSeF stanie się obowiązkowy dopiero w 2026 roku, firmy już teraz powinny przygotować się na wdrożenie tego systemu. Wczesne przystosowanie oprogramowania do nowych wymogów pozwoli uniknąć problemów związanych z nagłymi zmianami w ostatnim momencie.
Dostawcy ERP odgrywają kluczową rolę w tym procesie – ich zadaniem jest nie tylko dostarczenie technologicznych rozwiązań, ale również wsparcie przedsiębiorstw w zrozumieniu nowej rzeczywistości prawno-finansowej.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur to jeden z największych projektów cyfryzacji w Polsce, który znacząco zmienia sposób zarządzania dokumentami finansowymi. Choć wdrożenie nowych regulacji wiąże się z wyzwaniami, firmy mogą liczyć na korzyści wynikające z automatyzacji i uproszczenia procesów fakturowania.
Dostawcy ERP mają przed sobą zadanie nie tylko technologicznego dostosowania swoich systemów, ale również wsparcia klientów w adaptacji do nowych zasad. Odpowiednie przygotowanie, testy oraz edukacja użytkowników będą kluczowe dla sukcesu wdrożenia KSeF w polskich przedsiębiorstwach.
Więcej na temat KSeF znajdziesz na https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/.