Podróże służbowe w niektórych firmach to niemal codzienność. W innych odbywane są kilka razy do roku. Jeżdżą przedstawiciele wszelkich szczebli – członkowie zarządu, kierownicy działów, a także szeregowi pracownicy. Gdy powrócą – podróż służbową trzeba rozliczyć.
Podróż służbowa jest niczym innym, jak wyjazdem pracownika związanym z wykonywanymi przez niego obowiązkami. Odbywa się zawsze na polecenie pracodawcy do miejsca, które znajduje się poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy. Ma na celu wykonanie konkretnego zadania. Będzie to, na przykład wyjazd na konferencję, na spotkanie z kontrahentami czy w celu serwisowania urządzeń, którymi firma handluje.
Co czwarty, odbywający podróże służbowe, Polak jeździ po kraju częściej niż 5 razy w miesiącu. Na ogół długość jego pobytu poza miejscem pracy nie przekracza 2–3 noclegów. Ponad 70 proc. pracowników podróżuje też za granicę. Większość rzadziej jednak niż raz w roku i tylko do państw Europy. Tylko, co dwudziesty odbywa taką podróż kilka razy w miesiącu. Wyjazdy zagraniczne są zazwyczaj nieco dłuższe i obejmują od 3 do 7 noclegów[1].
Nie powinno się natomiast podróży służbowej mylić z oddelegowaniem pracownika. W tym drugim przypadku, wykonuje on pracę tymczasową poza stałym miejscem zatrudnienia, a więc po prostu zmienia na jakiś czas miasto czy kraj, w którym wykonuje swoje obowiązki służbowe. Z tego tytułu nie należą mu się żadne dodatkowe świadczenia. Chociaż nie ma jakiś precyzyjnych przepisów, przyjmuje się, że podróże służbowe trwające dłużej niż 3 miesiące powinny być już traktowane jako oddelegowanie.
Niezbędne wydatki
Jedno jest pewne, konto bankowe pracownika nie może zostać uszczuplone z powodu odbytej podróży służbowej. Warunki wypłacania należności z tytułu delegacji są zazwyczaj ustalone postanowieniami układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania, ewentualnie umowy o pracę. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo nie ma własnych regulacji w tym zakresie, obowiązują je przepisy „rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej”[2].
Podróżujący służbowo pracownik może liczyć na:
- Dietę – wynoszącą, w przypadku podróży krajowej, co najmniej 30 zł za dobę i przysługującą, gdy wyjazd trwa ponad 8 godzin (jeśli jednak nie przekracza 12 godzin otrzyma 50 proc. całości). W przypadku podróży zagranicznej kwota ta zależy od państwa, do którego udaje się pracownik.
- Zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.
Trzeba pamiętać, że to pracodawca określa środek transportu w podróży służbowej. Pracownik otrzyma zwrot poniesionych przez siebie kosztów przejazdu. Musi jednak przedstawić fakturę za bilet lub sam bilet. Pracodawca pokryje też inne wydatki związane z podróżą. Delegowany musi je udokumentować i wykazać, że były one niezbędne. Należą do nich m.in.: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania czy miejsca parkingowe.
Jeśli przełożony wyrazi zgodę, delegowana osoba może skorzystać z własnego prywatnego auta czy motocykla i rozliczyć liczbę przejechanych kilometrów przez tzw. kilometrówkę. Stawka ta zależy z kolei od rodzaju użytego pojazdu.[3] Warto wspomnieć, że z tego tytułu nie trzeba odprowadzać podatku dochodowego. Podobnie jak za otrzymane diety.
Ciągle w pracy?
Niekoniecznie. Czas, który przeznacza na wykonywanie obowiązków będący w podróży pracownik, zazwyczaj pokrywa się z czasem jego pracy na terenie firmy. Jeśli natomiast pracuje on dodatkowo, to jako nadgodziny wlicza się jedynie te, które poświęca on na wykonywanie powierzonego mu zadania. Jednak nie obejmuje to czasu przemieszczania się z hotelu i powrotu do niego. Gdy więc pracodawca rozlicza godziny przepracowane w trakcie trwania podróży służbowej, powinien je rozliczać tak, jak rozlicza je, gdy zatrudniona osoba wykonuje swoje obowiązki w stałym miejscu pracy.
Jak rozliczyć podróż
Liczy się czas. Tak pracownik, jak i przedsiębiorca na rozliczenie swojej podróży ma 14 dni od dnia jej zakończenia. Reguluje to rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (§ 5.1) dotyczące krajowych podróży służbowych.
Wydatki poniesione przez pracownika muszą być starannie udokumentowane rachunkami bądź fakturami. Kwota za jedną noc w hotelu w kraju nie może przekraczać dwudziestokrotności diety, czyli obecnie 600 zł. Jeśli jednak pracownik nie przedstawi żadnego rachunku za nocleg, może otrzymać ryczałt w wysokości 150 proc. diety. Nie musi on przy tym płacić podatku dochodowego od zwróconych mu kosztów podróży. Chyba, że przepisy określają limit i został on przekroczony. W tym przypadku obowiązuje PIT, ale tylko od powstałej nadwyżki. Nie jest on jednak dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu.
Co do zasady, koszty związane z podróżami służbowymi należą do wydatków poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Przedsiębiorca może więc je uznać za koszty uzyskania przychodów. Jest jednak wyjątek od tej reguły. Ograniczenie to dotyczy wydatków ponoszonych z tytułu używania przez pracowników swoich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej.
Dr Janusz Grobicki
[1] https://hotailors.com/pl/raport-podroze-sluzbowe-2019/#form
[2] http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20130000167
[3] https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/podatki-i-ksiegowosc/chce-prowadzic-ksiegowosc/wydatki-zwiazane-z-podrozami-sluzbowymi-przedsiebiorcy-i-pracownika