Dokumenty pełnią niezwykle istotną rolę w funkcjonowaniu każdej firmy. Zarządzenie ich obiegiem wraz z upływem czasu i rozwojem nowoczesnych technologii staje się coraz sprawniejsze i prostsze. Kamieniem milowym w tej kwestii było wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala sprawować lepszą kontrolę nad firmową dokumentacją oraz poprawić wydajność i poziom funkcjonowania przedsiębiorstwa. Elektroniczny obieg dokumentów jest w praktyce realizowany przez system zarządzania dokumentami.
Czym jest i na czym polega elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Każdy dokument, który krąży po firmie w postaci papierowej, jest narażony na ryzyko utraty, przypadkowego zniszczenia, przeoczenia lub dostania się w niepowołane ręce. Również dotarcie do niego w sytuacji, gdy potrzebujemy go „na teraz” potrafi być trudne i czasochłonne. Elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem, które zostało stworzone w celu wyeliminowania większości problemów związanych z tradycyjnym modelem obiegu dokumentów. Jego wdrożenie pozwala skutecznie zmniejszyć ryzyko błędów związanych z zarządzaniem firmową dokumentacją oraz znacząco usprawnić i przyspieszyć pracę całego przedsiębiorstwa. Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia ponadto zaprowadzenie i utrzymanie porządku w wykorzystywanych na bieżąco dokumentach firmy, usprawnia zarządzanie przepływem dokumentów i informacji w obrębie organizacji, jak również zapewnia optymalne archiwizowanie.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala zebrać i przechowywać w dobrze zorganizowanych, odpowiednio uporządkowanych i zabezpieczonych lokalizacjach wszystkie zasoby dokumentacji firmy w formie cyfrowej. Co więcej, z jednej strony dostęp do dokumentów jest łatwy i szybki, a z drugiej – można precyzyjnie i skutecznie zarządzać uprawnieniami do nich, co jest znacznie łatwiejsze niż wtedy, gdy dokumentacja jest w tradycyjnej postaci papierowej. Pozwala to wyeliminować obowiązek utrzymywania fizycznego archiwum oraz ponoszenia kosztów związanych z drukowaniem (tj. z zakupem materiałów papierniczych, tonerów, drukarek, nie wspominając o serwisowaniu i innych aspektach bieżącego utrzymania sprawnej infrastruktury do drukowania) czy utrzymaniem etatów pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie fizycznym archiwum. W obecnych czasach, jednym z kluczowych argumentów przemawiających z wdrożeniem rozwiązań tej klasy będzie też oczywiście oszczędność czasu potrzebnego na poruszanie się zasobach dokumentów firmowych. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firma zyskuje także lepszą kontrolę nad dokumentami, może sprawnie nadzorować ich obieg wewnątrz organizacji, zarządzać dostępem do poszczególnych plików oraz lepiej chronić wrażliwe, poufne dane będące w jej posiadaniu.
Nowoczesny system zarządzania dokumentami i jego funkcjonalność
Elektroniczny obieg dokumentów jest w praktyce realizowany za pomocą systemów zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System – DMS) – specjalnych narzędzi informatycznych stworzonych w celu zapewnienia firmom wysokiej kontroli nad obiegiem dokumentów oraz sprawnego zarządzania ich cyfrowymi archiwami. Dzięki takiemu oprogramowaniu możliwe jest zebranie wszystkich dokumentów firmy w jednym miejscu oraz ich wygodne i bezpieczne przechowywanie w postaci cyfrowej, co nie wymaga fizycznego miejsca ani dodatkowych nakładów finansowych. System pozwala ponadto na usystematyzowanie wszystkich dokumentów według ściśle określonych reguł oraz uzyskiwanie łatwego i szybkiego dostępu do poszczególnych plików przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Oznacza to zupełnie nową jakość w przechowywaniu, przetwarzaniu i codziennej pracy z dokumentami.
Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami są wysoko funkcjonalnymi rozwiązaniami informatycznymi, które oferują szereg przydatnych każdej firmie funkcji. Oprócz podstawowych, do których należy m. in. rejestrowanie i archiwizowanie dokumentów, ich edytowanie, usuwanie i kopiowanie oraz przekazywanie pomiędzy poszczególnymi uczestnikami procesu, wysokiej klasy rozwiązania DMS pozwalają również na wprowadzanie zmian i modyfikacji w mechanizmach porządkujących i automatyzujących przepływa zadań związanych z procesowaniem dokumentów – z natychmiastowym rezultatem, zgodnie ze zmieniającymi się dynamicznie potrzebami przedsiębiorstwa. Umożliwiają również m.in. prowadzenie monitoringu i audytu przepływu dokumentów (tzw. audytowalność) – tak ważne z zarządczego punktu widzenia. Wiodące rozwiązania DMS oparte są na nowoczesnych technologiach, a ich sprawne i skuteczne działanie wspierają takie innowacyjne mechanizmy i rozwiązania, jak m. in. automatyzacja procesów biznesowych (BPA) czy elementy sztucznej inteligencji (AI).
System zarządzania dokumentami a system zarządzania procesami biznesowymi
W tradycyjnym ujęciu rola jaką pełni system zarządzania dokumentami (DMS) to digitalizowanie dokumentów oraz udostępnianie ich cyfrowych wersji użytkownikom posiadającym odpowiednie uprawnienia. Za przydzielanie poszczególnych zadań, obsługiwanie procesów akceptacyjnych oraz wymianę informacji między poszczególnymi uczestnikami procesu odpowiedzialny jest natomiast system zarządzania procesami biznesowymi (BPMS). Obie te warstwy w naturalny sposób się jednak przenikają, stąd konieczne stało się zaadresowanie obu tych tematów w ramach jednego, funkcjonalnego rozwiązania, które pozwoli na sprawne i synergiczne zarządzanie zarówno obiegiem dokumentów, jak i procesami biznesowymi – w jednym środowisku, za pomocą ustandaryzowanych i współpracujących ze sobą w ramach jednego ekosystemu IT, tzw. aplikacji biznesowych.
Wartym uwagi rozwiązaniem, które łączy w sobie funkcjonalność systemów zarządzania dokumentami i oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi są nowoczesne, coraz powszechniejsze w zastosowaniu, platformy low-code. Są to obecnie jedne z najbardziej innowacyjnych rozwiązań informatycznych dla firm, które pozwalają na szybkie tworzenie aplikacji biznesowych – szytych na miarę, ale ustandaryzowanych i utrzymywanych w ramach jednego, łatwo zarządzalnego środowiska. Co więcej, w pełni funkcjonalne aplikacje można budować całkowicie bez kodowania lub z jego zastosowaniem tylko tam, gdzie np. wyjątkowo skomplikowany scenariusz biznesowy lub zaawansowana integracja z innymi systemami sprawiają, że będzie to bardziej ekonomiczne i proste. Dzięki platformom low-code użytkownicy biznesowi, którzy świetnie rozumieją dany proces, ale nie posiadają przy tym umiejętności programowania, mogą być bezpośrednio i proaktywnie zaangażowani w proces tworzenia aplikacji, z których potem będą korzystać w codziennej pracy. Platformy niskokodowe są szczególnie wartymi uwagi rozwiązaniami dla większych firm, które poszukują zaawansowanych systemów łączących w sobie zarządzanie dokumentami i procesami biznesowymi. Warto także wspomnieć, że najbardziej zaawansowane platformy low-code klasy BPMS oferują także sprawne zarządzanie zmianą w czasie rzeczywistym, co daje możliwość sprawnego wprowadzania modyfikacji podążających za tempem rozwoju biznesu.