Przedsiębiorcy powinni wiedzieć doskonale, że wraz z rozpoczęciem roku 2019 ewidencja czasu pracy uległa poszerzeniu, a konkretnie jej karta. Jest ona niezbędna do tego, by właściwie prowadzone było ewidencjonowanie pracy. Każdy pracodawca jest zobowiązany do jej stosowania. Tworzenie ewidencji zgodnie z wymogami może być niejasne dla wszystkich, dzięki wnikliwej analizie tego artykułu każdy pracodawca nie będzie miał trudności z ich uwzględnieniem. A więc o czym nie można zapomnieć?
Ewidencja czasu pracy i wymogi z nią związane
Jest kilkanaście kwestii, w które powinna być wyposażona każda ewidencja. Po pierwsze, ewidencja czasu pracy powinna mieć uwzględnioną liczbę przepracowanych godzin, konkretnie określając godzinę rozpoczęcia i zakończenia prac. Jeśli w prowadzonej działalności występują zmiany nocne to w ewidencji muszą zostać nadane godziny przepracowane w porze nocnej. Tak samo wygląda sytuacja w momencie godzin nadliczbowych, one także muszą zostać umiejscowione w ewidencji, dokładna ich liczba. Kolejna sprawa dotyczy dni wolnych od pracy, które muszą zostać uzasadnione dokładnie z jakiego tytułu zostały przyznane. Na karcie muszą znajdować się precyzyjne godziny dyżurów, ich wymiar oraz miejsce ich pełnienia.
Ważny aspekt, którego nie można pominąć to absencje. Trzeba określić rodzaj i wymiar zwolnień od obowiązków zawodowych. Należy wprowadzić wymiar i rodzaj pozostałych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności osób zatrudnionych we własnej firmie. Jeśli w prowadzonym przedsiębiorstwie zatrudniamy osoby nieletnie to w kracie należy określić czas pracy takiego pracownika. To, co jest szalenie istotne, by każdy pracownik miał odrębnie prowadzoną kartę ewidencji. Osoby, które pracują w systemie zadaniowego czasu pracy, zarządzają firmą z zastępstwie za pracodawcę lub otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe czy nocne mogą posiadać uproszczoną kartę pracy. U tych osób nie trzeba umieszczać dokładnych godzin pracy. Warto o tym również pamiętać w trakcie sporządzania ewidencji czasu pracy własnych pracowników.
Grafik Optymalny – pomoc dla niewtajemniczonych i dużych przedsiębiorców
Osoby, które do końca nie są zaznajomione z praktycznym wykorzystaniem współcześnie obowiązujących wymogów tworzenia ewidencji czasu pracy nie muszą się obawiać. Jest inne rozwiązanie, dzięki któremu mogą bez obaw spać spokojnie. Mowa tutaj o Grafiku Optymalnym. To program, który umożliwia dokonanie ewidencji całkowicie zgodnej z przepisami w niezwykle krótkim czasie. Dzięki raportowi ewidencji zostanie dokładnie wyliczona liczba godzin przepracowanych, nadgodzin płatnych 50% i 100%, godzin nocnych, godzin urlopowych, godzin chorobowych i pozostałych w danym okresie czasowym. Czas pracy będzie uzależniony od grafiku oraz normy czasu pracy zgodnej z wymiarem etatu i czasem trwania umowy. Jest to szczególnie pomocne dla większych firm, których pracownicy dzielą czas pracy w okresie rozliczeniowym pomiędzy kilka działów czy oddziałów przedsiębiorstwa. Dzięki Grafikowi Optymalnemu księgowanie kosztów pracy nie stanowi żadnego problemu. Program udostępnia specjalny raport o dokładnym czasie pracy oraz jego elementach składowych. Dzięki jemu optymalizacja kosztów pracy zmniejsza się o połowę, tworzenie grafików jest znacznie skuteczniejsze oraz są one w 100% zgodne z wytycznymi zawartymi przez Kodeks Pracy.